Integritetspolicy

Inledning

Den här policyn beskriver hur BAI Business behandlar personuppgifter som tas emot via den här hemsidan och tillhörande formulär och e-postmeddelanden.

Personuppgiftsansvarig

• Ägare: Héctor Redondo Salgado
• Skatte-ID (NIF / momsnummer inom EU): ES45579222F
• Adress: Calle de la Solana de Opañel, 16, Madrid, Spanien
• Kontakt: info@baibusiness.com

Vilka uppgifter vi behandlar

Om du skickar e-post till oss, skickar in kontaktformuläret eller bokar ett strategiskt samtal behandlar vi de uppgifter du själv lämnar: namn, e-postadress, organisation, telefon (om du har angett den), önskad kommunikationskanal och innehållet i ditt meddelande. Webbplatsens övriga formulär samlar bara in det de ber om: din e-postadress, ibland ditt företagsnamn, för nyhetsbrevet, kalkylatorn och nedladdning av guider; ditt namn och din e-postadress eller ditt telefonnummer för checklistan inför samtalet; samt ditt namn, din e-postadress (valfri, publiceras inte) och din kommentar för blogkommentarer. En kommentar publiceras med ditt namn och sin text efter granskning; om du vill att vi tar bort den, skriv till info@baibusiness.com. Om du godkänner alla cookies mäter vi dessutom användningen av webbplatsen med Google Tag Manager och Google Analytics (se cookiepolicyn). Vi samlar inte in uppgifter på något annat sätt på den offentliga hemsidan.

Formulären på webbplatsen (blogkommentarer, förfrågan om information, bokning av samtal, nyhetsbrev, kalkylatorn, nedladdning av guider och checklistan inför samtalet) skyddas med Cloudflare Turnstile, som skiljer människor från automatiska program. Tjänsten laddas första gången du rör vid ett formulär, inte när du bara läser en sida. Då ansluter din webbläsare till Cloudflare (challenges.cloudflare.com) och skickar din IP-adress, webbläsarens TLS-fingeravtryck, dess User-Agent-huvud samt webbplatsens nyckel och ursprung. Cloudflare får inte det du skriver i formuläret. När du skickar formuläret skickar vår server din begäran till BAI:s plattform, som begränsar hur många inskick den tar emot per minut för hela webbplatsen (inte per besökare), och plattformen kontrollerar Turnstile-resultatet hos Cloudflare, dit den skickar den IP-adress som den tar emot begäran från, och den är vår servers och inte din.

Ändamål

Vi använder dessa uppgifter enbart för att svara dig, samordna det strategiska samtalet på 30 minuter, skicka den dokumentation du begär (till exempel diagnosen av operativa hinder) och, om du uttryckligen har prenumererat, skicka BAI:s redaktionella nyhetsbrev varje vecka. Vi säljer inte personuppgifter och delar dem inte med tredje part för deras egna ändamål. De personuppgiftsbiträden som anges i den här policyn agerar på BAI:s uppdrag, med undantag för Cloudflare: förutom att tillhandahålla skyddet av formulären använder Cloudflare Turnstile-signalerna för att förbättra sin egen igenkänning av robotar, som personuppgiftsansvarig för den behandlingen (se «Personuppgiftsbiträden»). Vi använder Turnstile och inskicksräknaren enbart för att skydda formulären mot missbruk.

Rättslig grund

Behandlingen grundas på ditt uttryckliga samtycke (artikel 6.1.a GDPR) när du begär information, bokar ett samtal, prenumererar eller skriver en kommentar, och på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse när vi svarar på kommunikation som du initierar.

Skyddet av formulären med Turnstile och gränsen för antal inskick per minut grundas på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse av webbplatsens säkerhet och av att förhindra missbruk (artikel 6.1 f i GDPR).

Lagringstid

Vi sparar uppgifter så länge du har en aktiv relation med BAI (prenumeration, samtal, kund) och i upp till två år efter den senaste kontakten. När den tiden har gått ut, eller när du ber oss radera dina uppgifter, sparar vi dem inte i en form som identifierar dig: vi ersätter dina personuppgifter med värden som inte identifierar någon och behåller endast postens struktur (till exempel att en bokning eller en konversation ägde rum). Om du avslutar prenumerationen på nyhetsbrevet eller säger att du inte vill bli kontaktad slutar vi skriva till dig och sparar endast det som behövs för att respektera det valet: ett enkelriktat fingeravtryck av din e-postadress, som endast används för att kontrollera att vi inte skriver till dig igen (artikel 21.3 GDPR; artikel 23.1 i den spanska organiska lagen 3/2018 tillåter denna behandling). Processen beskrivs i radering av uppgifter.

Dina rättigheter

Du kan när som helst utöva din rätt till tillgång, rättelse, radering, invändning, begränsning av behandling och dataportabilitet genom att skriva till info@baibusiness.com. Du har också rätt att lämna in ett klagomål till den spanska dataskyddsmyndigheten (Agencia Española de Protección de Datos), tillsynsmyndighet för den här hemsidan.

Förfrågningar från myndigheter

Om en myndighet begär personuppgifter av oss kontrollerar vi att begäran är laglig och att myndigheten är behörig innan vi lämnar ut något. Vi bestrider en begäran som saknar rättslig grund, som kommer från en myndighet utanför Europeiska unionen utan ett internationellt avtal som tillåter den, eller som kräver mer än vad som är nödvändigt. Vi lämnar endast ut de uppgifter som begäran kräver. Vi för skriftlig dokumentation över varje begäran, vårt svar och den rättsliga bedömningen. När vi agerar för ett företag som har anslutit sina kanaler underrättar vi det företaget innan vi lämnar ut något, om inte lagen förbjuder det.

Personuppgiftsbiträden

För transaktionella e-postmeddelanden använder vi Resend (Resend Inc.) som leverantör, enligt Resends databehandlingsavtal, som ingår i dess användarvillkor. Hemsidan och plattformen finns på IONOS-servrar i Spanien som BAI Business driver. För att mäta användningen av hemsidan använder vi Google Tag Manager och Google Analytics (Google LLC), endast om du godkänner alla cookies (samtycke, artikel 6.1.a GDPR, som du när som helst kan återkalla under "Cookieinställningar" i sidfoten). Ingenting skickas till Google innan du godkänner. Om du godkänner tar Google emot din IP-adress och tekniska uppgifter om besöket och behandlar dem i USA enligt EU-US Data Privacy Framework; detaljerna finns i cookiepolicyn. Personuppgiftsbiträdena för plattformens data från Meta-kanaler anges i nästa avsnitt.

Leverantör av artificiell intelligens. Plattformens AI-funktioner skickar text till Google LLC via Gemini API, som är vårt underbiträde. För vissa förfrågningar använder vår routingpolicy i stället Anthropic (Claude API); dess villkor anges i avsnittet om Meta-kanaler nedan. AI används för: receptionisten, som svarar dem som skriver till ett företag via chatten på dess hemsida eller via dess anslutna kanaler; samtalet som receptionisten för med en kund i kundportalen, inklusive intervjun vid uppstart; och plattformens assistenter, som hjälper ett företags team med dess egna uppgifter (till exempel förslag på svar, sammanfattningar, översättningar och sökningar i dess kunskapsbas).

Det som skickas: det personen skriver i samtalet, de tidigare meddelanden som behövs för att svara, de delar av företagets egen kunskapsbas som är relevanta för frågan och de dokument som ett företag laddar upp för att plattformen ska läsa dem (till exempel för att skapa en mall). I receptionistens och assistenternas samtal maskeras e-postadresser, telefonnummer, betalkortsnummer, bankkontonummer (IBAN) och spanska ID-nummer (DNI/NIE) innan texten skickas; andra personuppgifter som en person skriver i ett meddelande, till exempel ett namn eller en adress, maskeras inte.

Enligt villkoren för den betalda Gemini API använder Google inte förfrågningar eller svar för att förbättra sina produkter och sparar loggar endast under en begränsad tid, för att upptäcka och förhindra missbruk. Google kan behandla uppgifterna i vilket land som helst där bolaget eller dess underbiträden har anläggningar, inklusive USA. Överföringen grundas på Google LLC:s certifiering under EU–USA-ramverket för dataskydd och, där det inte är tillämpligt, på standardavtalsklausulerna i Googles databehandlingsavtal.

När BAI Business tillhandahåller sin plattform till ett kundföretag (till exempel genom att vara värd för dess hemsida, CRM eller chatt) agerar BAI som personuppgiftsbiträde för det företagets räkning, som är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om sina egna besökare och kunder. BAI gör det endast enligt det företagets instruktioner och inom ramen för ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 GDPR, som fastställer behandlingens föremål och varaktighet, uppgifterna och de registrerade, säkerhetsåtgärderna, de godkända underbiträdena och återlämnande eller radering av uppgifterna vid avtalets slut.

För att skydda formulären använder vi Cloudflare Turnstile (Cloudflare, Inc.). Cloudflare behandlar som personuppgiftsbiträde på BAI:s uppdrag de signaler som behövs för tjänsten och, som personuppgiftsansvarig, de signaler som bolaget använder för att förbättra sin igenkänning av robotar, enligt Turnstiles integritetstillägg. Cloudflare kan behandla dem i USA och stöder sig på sina certifieringar under EU–USA-ramverket för dataskydd och, om de upphör att gälla, på standardavtalsklausuler (Cloudflares information om GDPR). Till skillnad från Google kontaktas Cloudflare även om du valt «Endast nödvändiga», eftersom det är en säkerhetsåtgärd för formuläret och inte ett mätverktyg; det sker bara om du rör vid ett formulär.

Uppgifter från Facebook, Instagram och WhatsApp (Meta-kanaler)

Det här avsnittet gäller företag som använder plattformen BAI Business (app.baibusiness.com) och ansluter sin egen Facebook-sida (Messenger), sitt professionella Instagram-konto eller sitt WhatsApp Business-konto, samt de personer som skriver till dessa företag via de kanalerna. Det omfattar plattformen, inte den offentliga hemsidan. De personuppgiftsbiträden som anges agerar endast för vår räkning.

Vad vi tar emot

• Från företaget, när det ansluter en kanal: identifierarna för dess sida, Instagram-konto (id och användarnamn) och WhatsApp Business-konto, samt de åtkomsttokens som Meta utfärdar för dem. Tokens lagras krypterade och visas aldrig i gränssnittet.
• Från Meta, när en person skriver till företaget: meddelandets text, avsändarens identifierare i den kanalen (ett sid- eller Instagram-specifikt id, eller avsändarens telefonnummer på WhatsApp) och tidpunkten för meddelandet.

Varför vi använder det

BAI agerar för det företags räkning som anslöt kanalen. Vi visar varje meddelande i företagets inkorg, låter företagets AI-receptionist svara på det inom det meddelandefönster som Meta tillåter, överlämnar konversationen till en människa vid behov och, när personen ber om det, skapar en bokning eller en kontaktpost åt företaget. Ett företag kan också publicera eget produktinnehåll på sin egen sida eller sitt eget Instagram-konto; det läser inte några uppgifter om dess följare. Receptionisten är företagets egen receptionsassistent, konfigurerad av företaget; BAI erbjuder den inte som en allmän AI-assistent. Vi använder inte dessa uppgifter för reklam, profilering eller försäljning och vi kombinerar dem inte mellan företag: varje arbetsyta ser endast sina egna uppgifter.

Vilka som behandlar det åt oss

• IONOS: drift av plattformen och dess databas (datacenter i Spanien), enligt det personuppgiftsbiträdesavtal som ingår i dess allmänna villkor.
• Google (Gemini API) och Anthropic (Claude API): leverantörer av artificiell intelligens som genererar receptionistens svar; vår routingpolicy avgör vilken av dem som svarar på en viss begäran. E-postadresser, telefonnummer, betalkortsnummer, bankkontonummer (IBAN) och spanska identitetsnummer (DNI/NIE) maskeras innan texten skickas. Andra personuppgifter som en person skriver i ett meddelande, till exempel ett namn eller en adress, maskeras inte.
• Enligt sina villkor kan de behandla det i vilket land som helst där de har anläggningar; varje leverantör agerar enligt sina villkor för databehandling (Google, för den betalda Gemini API: databehandlingstillägg; Anthropic: databehandlingstillägg, som ingår i dess kommersiella villkor).
• Resend: e-postleverans av det meddelande som företagets operatör får när en konversation överlämnas till en människa, och som innehåller en maskerad sammanfattning.
• Egenhostat valv för hemligheter, på våra egna servrar: lagring av våra applikationsuppgifter för inloggning. Det tar inte emot något meddelandeinnehåll.

Hur länge vi sparar det

Meddelandeinnehåll följer avsnittet om lagringstid ovan. En person eller ett företag kan när som helst begära tidigare radering.

Radera dina uppgifter

Om du skrev till ett företag som använder BAI Business, skriv till info@baibusiness.com eller använd självbetjäningsformuläret som beskrivs i radering av uppgifter. Om du anslöt din egen Facebook-sida eller ditt Instagram-konto till BAI Business med Facebook- eller Instagram-inloggning kan du också ta bort BAI Business i appinställningarna för Facebook eller Instagram och be Meta radera dina uppgifter: Meta meddelar då vår återanropsadress för radering, vi kopplar bort de sidor och Instagram-konton du anslöt, vi tar bort de åtkomsttokens vi sparade för dem, och vi returnerar en bekräftelsekod och en statuslänk. Konversationer du haft med ett företags sida innehas av det företaget och ingår inte i den begäran: där företaget erbjuder det låter dess chatt dig återkalla ditt samtycke eller begära radering; annars skriver du till oss enligt ovan.

Automatiserade beslut

När du använder den inloggade plattformen på app.baibusiness.com kan systemet utföra AI-stödd behandling (klassificering av leads, föreslagna svar). Du har rätt att begära mänsklig granskning av varje betydande beslut som fattats genom automatiserad behandling. De AI-leverantörer som behandlar dessa uppgifter, vad som skickas till dem och skyddsåtgärderna för den internationella överföringen beskrivs under "Personuppgiftsbiträden".